Informacje dla klientów i partnerów biznesowych dotyczące przetwarzania danych osobowych wg art. 13 RODO
1. Kto odpowiada za przetwarzanie danych i do kogo można się zwracać?
Wanzl GmbH & Co. KGaA
Rudolf-Wanzl-Str. 4
89340 Leipheim
Telefon +49(0)8221/729-0
info@wanzl.com
Dane kontaktowe naszego pełnomocnika ds. ochrony danych:
Rudolf-Wanzl-Str. 4
D-89340 Leipheim
Telefon +49(0)8221/729-0
ochrona-danych.pl@wanzl.com
2. Jakie dane wykorzystujemy i skąd one pochodzą?
Przetwarzamy dane, które otrzymujemy od Państwa w ramach naszych relacji biznesowych. Oprócz tego przetwarzamy – o ile jest to wymagane w celu realizowania naszych usług – dane, które otrzymujemy od innych przedsiębiorstw Grupy Wanzl lub naszych partnerów biznesowych, przedstawicieli bądź zewnętrznych usługodawców albo innych podmiotów trzecich (np. w przypadku informacji o wypłacalności) zgodnie z obowiązującym prawem (np. realizacja zamówień, spełnienie warunków umownych lub na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody). Ponadto przetwarzamy dane osobowe, które pozyskujemy zgodnie z prawem z publicznych dostępnych źródeł (np. rejestry dłużników, rejestry handlowe, prasa, media, Internet) i do których przetwarzania jesteśmy uprawnieni.
Dane osobowe, które przetwarzamy w ramach relacji biznesowych, to:
- dane osobowe (np. nazwa, adres, personalia);
- dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail);
- dane finansowe (np. dane konta, informacje podatkowe);
- dane dotyczące zlecenia, umowy i dane obrotowe;
- dane dotyczące wypłacalności.
3. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Państwa dane?
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z postanowieniami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), krajowymi wytycznymi dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz wszelkimi innymi obowiązującymi przepisami prawnymi:
a) W celu spełnienia zobowiązań umownych (art. 6 ust. 1 b RODO)
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie konieczności spełnienia wymogów umowy lub przedwstępnych działań umownych, w przypadku których są lub chcą Państwo być stroną umowy. Dotyczy to w szczególności (ale nie wyłącznie) takich celów, jak:
– realizacja umownie uzgodnionych działań i czynności;
– świadczenie usług odpowiednio do zleceń i życzeń;
– komunikacja w związku z umową lub zleceniem;
– rozliczanie i przyjmowanie płatności, wynagrodzeń lub opłat oraz śledzenie zrealizowanych transakcji.
b) W ramach wyważenia interesów (art. 6 ust. 1 f RODO)
O ile jest to wymagane, przetwarzamy Państwa dane osobowe poza rzeczywistą realizację umowy w celu spełnienia uprawnionych interesów naszych lub podmiotów trzecich. Dotyczy to między innymi następujących celów:
- pobieranie informacji / wymiana danych z agencjami informacyjnymi;
- przekazywanie danych związanym umową firmom windykacyjnym lub zewnętrznym prawnikom w przypadku nieskutecznego postępowania upominawczego;
- dalszy rozwój naszych usług i produktów lub procesów;
- benchmarking i analizy rynkowe;
- bazy danych wiedzy w celu wymiany danych i rozwijania działalności;
- działania na rzecz bezpieczeństwa IT i zachowania zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych;
- reklama bezpośrednia;
- dochodzenie roszczeń prawnych i obrona w przypadku sporów prawnych.
c) W ramach wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 a RODO)
Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, to legalność tego przetwarzania opiera się na tej zgodzie. Udzieloną zgodę można w wycofać w dowolnym momencie.
d) Na podstawie wytycznych ustawowych (art. 6 ust. 1 c RODO)
Ponadto przetwarzamy dane osobowe, jeżeli jest to wymagane na mocy przepisów ustawowych lub występuje interes publiczny. Dotyczy to w szczególności (ale nie wyłącznie) celów w ramach:
- przepisów prawa handlowego i podatkowego (np. obowiązki kontroli i zgłoszeń na mocy prawa podatkowego, okresy przechowywania danych)
- ;
- przepisów dotyczących nadzoru;
- przepisów prawa karnego (np. zapobieganie manipulacjom i praniu brudnych pieniędzy, porównania z listami antyterrorystycznymi i korupcyjnymi);
- ujawnienia Państwa danych osobowych w celach przeprowadzenia dowodu, ścigania przestępstwa lub realizacji roszczeń z tytułu prawa cywilnego.
4. Kto otrzymuje Państwa dane?
Dane są przekazywane lub udostępniane wewnątrz naszego przedsiębiorstwa pracownikom i jednostkom organizacyjnym, które potrzebują ich do spełnienia naszych zobowiązań przedwstępnych, umownych i ustawowych albo w ramach naszego uprawnionego interesu.
Przekazywanie danych podmiotom trzecim odbywa się wyłącznie w konkretnych celach, w szczególności:
- w związku z realizacją umownie uzgodnionych działań i czynności;
- na podstawie naszego uzasadnionego interesu lub uzasadnionego interesu podmiotów trzecich;
- w celu spełnienia wytycznych ustawowych, według których jesteśmy zobowiązani do przekazania danych;
- na podstawie Państwa zgody;
- usługodawcom, którzy pracują dla nas jako wykonawcy zleceń (np. firmy IT, firmy zajmujące się niszczeniem danych itd.)
5. Jak długo są przechowywane Państwa dane?
Dane osobowe przechowujemy i przetwarzamy podczas trwania stosunku umownego, o ile są one wymagane do spełnienia naszych zobowiązań umownych i ustawowych. Należy przy tym zwrócić uwagę, że okres przechowywania różni się w zależności od celu przetwarzania danych. Jeżeli dane nie są już potrzebne do spełnienia zobowiązań umownych lub ustawowych, są one regularnie usuwane lub anonimizowane z uwzględnieniem ustawowych obowiązków przechowywania.
6. Czy dane są przekazywane do państw trzecich?
Przekazywanie danych podmiotom spoza Unii Europejskiej (tzw. państwom trzecim) odbywa się, o ile:
- jest to konieczne do realizacji zleceń (np. spółki należące do grupy, dostawcy);
- , jest to wymagane prawem (np. obowiązki sprawozdawcze z tytułu prawa podatkowego) lub
- udzielili nam Państwo zgody.
Ponadto, jeżeli przekazujemy dane osobowe podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), ich ujawnienie jest możliwe jedynie w zakresie, w jakim Komisja UE potwierdziła, że dane państwo trzecie zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych albo, że istnieją inne odpowiednie gwarancje ochrony danych (np. porozumienie w sprawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej).
7. Jakie są Państwa prawa w zakresie ochrony danych?
Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do informacji (art. 15 RODO) o jej przetwarzanych danych, prawo do sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO), prawo do usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO), prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), prawo do odwołania zgody (art. 21 RODO) oraz prawo do przeniesienia danych w powszechnie używanym formacie nadającym się do przetwarzania automatycznego (art. 20 RODO).
Zgodę na przetwarzanie danych osobowych można w każdej chwili wycofać. W każdej chwili można również wycofać zgodę na przetwarzanie do celów marketingu bezpośredniego. Należy zwrócić uwagę, że odwołanie ma skutek dopiero na przyszłość. Nie wpływa na operacje przetwarzania przeprowadzone przed odwołaniem zgody.
8. Czy istnieje obowiązek udostępniania danych?
W ramach naszego stosunku umownego muszą Państwo udostępniać tylko te dane osobowe, które są niezbędne do ustanowienia, przeprowadzenia i zakończenia stosunku umownego lub takie, do których gromadzenia jesteśmy prawnie zobowiązani. Bez tych danych nie będziemy w stanie zawrzeć z Państwem umowy ani jej nie wykonać.
9. W jakim stopniu w poszczególnych przypadkach odbywa się zautomatyzowane podejmowanie decyzji?
Zasadniczo nie wykorzystujemy w pełni zautomatyzowanego procesu decyzyjnego w celu ustanowienia i zrealizowania stosunku umownego.
10. Gdzie można wnieść skargę?
Wszelkie skargi można składać na ręce wyżej wymienionego pełnomocnika ds. ochrony danych lub do odpowiadającego za nas organu nadzorczego: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach, tel. 0981-531300.