Informatie voor klanten en zakenpartners over de gegevensverwerking conform art. 13 DSGVG
1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en bij wie kunt u terecht?
Wanzl GmbH & Co. KGaA
Rudolf-Wanzl-Str. 4
D-89340 Leipheim
Telefoon +49(0)8221/729-0
wanzl@wanzl.be
Onze functionaris voor gegevensbescherming is te bereiken via:
Rudolf-Wanzl-Str. 4
D-89340 Leipheim
Telefon +49(0)8221/729-0
E-mail: Datasecurity.BE@wanzl.com
2. Welke gegevens gebruiken we en waar komen deze vandaan?
Wij verwerken gegevens die wij in het kader van onze zakelijke relatie van u ontvangen. Bovendien verwerken wij - voor zover nodig voor de uitvoering van onze diensten - gegevens die wij van andere ondernemingen van de Wanzl-groep of zakenpartners in de buitendienst of dienstverleners of van andere derden (bijv. kredietwaardigheidsinformatie) dienaangaande (bijv. voor de uitvoering van orders, voor de uitvoering van overeenkomsten of op basis van een door u gegeven toestemming) hebben ontvangen. Anderzijds verwerken wij persoonsgegevens die wij uit openbaar toegankelijke bronnen (bijv. debiteurenlijsten, handelsregisters, pers, media, internet) dienaangaande hebben ingewonnen en mogen verwerken.
Persoonsgegevens die wij in het kader van de zakelijke relatie verwerken, zijn:
- Persoonsgegevens (bijv. naam, adres, personalia)
- Contactgegevens (bijv. telefoonnummer, e-mailadres)
- Financiële gegevens (bijv. rekeninggegevens, fiscale kenmerken)
- Order-, contractuele en omzetgegevens
- Kredietwaardigheidsgegevens
3. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond worden gegevens verwerkt?
Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de AVG, de nationale voorschriften inzake gegevensbescherming (bijv. BDSG-nieuw) en alle andere relevante wetgeving:
a) Voor het nakomen van contractuele verplichtingen (art. 6, lid 1, sub b AVG)
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de noodzaak tot uitvoering van een overeenkomst of een precontractuele maatregel waarbij u partij bent of wordt. Dit betreft in het bijzonder (maar niet volledig) doeleinden met betrekking tot:
- uitvoering van contractueel overeengekomen maatregelen en activiteiten
- uitvoering van diensten overeenkomstig uw opdrachten en wensen
- communicatie met u in verband met een overeenkomst of opdracht
- afrekening en inning van betalingen, vergoedingen of kosten, alsmede de traceerbaarheid van de uitgevoerde transacties.
b) In het kader van de belangenafweging (art. 6 lid 1 f AVG)
Voor zover nodig verwerken wij uw gegevens naast de daadwerkelijke uitvoering van de overeenkomst ook voor de behartiging van legitieme belangen van ons of derden. Het betreft onder meer de volgende doeleinden:
- Inwinnen van informatie/gegevensuitwisseling met informatiebureaus
- Doorgifte aan contractueel gebonden incassobedrijven of een externe advocaat bij een vruchteloze aanmaningsprocedure
- Doorontwikkeling van onze diensten en producten of processen
- Benchmarking en marktanalyses
- Kennisdatabases voor kennisuitwisseling en het bevorderen van de bedrijfsvoering
- Maatregelen voor de IT-veiligheid en naleving van de gegevensbescherming
- Direct marketing
- Doen gelden van rechtsvorderingen en verdediging in geval van juridische geschillen
c) Toestemming (art. 6 par. 1 a AVG)
Voor zover u ons toestemming hebt gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden, is de rechtmatigheid van deze verwerking op basis van uw toestemming verleend. Een gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.
d) Op grond van wettelijke voorschriften (art. 6 par. 1 c AVG)
Bovendien verwerken wij uw persoonsgegevens voor zover dit wettelijk vereist is of als er sprake is van een openbaar belang. Het gaat in het bijzonder (maar niet uitsluitend) om doelstellingen in het kader van:
- Handels- en belastingwetgeving (bijv. fiscale controle- en meldingsplichten, bewaartermijnen)
- Regelgevende voorschriften
- Strafwetten (bijv. anti-fraude en witwassen van geld, toetsingen aan antiterroristische en anti-corruptielijsten)
- Bekendmaking van uw persoonsgegevens ten behoeve van bewijsverkrijging, rechtshandhaving of handhaving van burgerlijke rechten
4. Wie ontvangt uw gegevens?
De gegevens worden binnen ons bedrijf doorgegeven of ter beschikking gesteld aan de medewerkers en organisatie-eenheden die deze voor het vervullen van onze contractuele, precontractuele en wettelijke verplichtingen of in het kader van ons gerechtvaardigde belang dwingend nodig hebben.
Uw gegevens worden uitsluitend aan externe derden doorgegeven voor het beoogde doel, in het bijzonder:
- In verband met de uitvoering van contractueel overeengekomen acties en activiteiten
- Op grond van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigde belang van een derde
- Om te voldoen aan de wettelijke voorschriften, volgens welke wij gegevens dienen door te geven
- Op basis van uw toestemming
- Aan externe dienstverleners die voor ons als verwerker optreden (bijv. IT-dienstverleners, gegevensvernietigers, enz.)
5. Hoe lang worden uw gegevens opgeslagen?
Wij verwerken en bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van onze zakelijke relatie, zolang dit voor de nakoming van onze contractuele en wettelijke verplichtingen noodzakelijk is. Daarbij moet erop worden gelet dat de opslagduur afhankelijk van het doel van de gegevensverwerking varieert. Als de gegevens voor de nakoming van contractuele of wettelijke verplichtingen niet meer nodig zijn, worden ze met inachtneming van de wettelijke bewaarplichten regelmatig gewist of geanonimiseerd.
6. Worden er gegevens naar een derde land doorgegeven?
Gegevens worden doorgegeven aan instanties buiten de Europese Unie (zogenaamde derde landen), voor zover:
- het voor de uitvoering van uw opdrachten noodzakelijk is (bijv. concernondernemingen, leveranciers)
- het wettelijk verplicht is (bijv. fiscaalrechtelijke meldingsplichten) of
- u ons uw toestemming hebt gegeven.
Indien wij bovendien persoonsgegevens doorgeven aan instanties in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), gebeurt de doorgifte alleen voor zover voor het derde land door de Europese Commissie een passend niveau van gegevensbescherming is bevestigd of er andere passende waarborgen voor de bescherming van persoonsgegevens (bijv. overeenkomst van de standaardcontractbepalingen van de EU-commissie) zijn.
7. Welke rechten met betrekking tot gegevensbescherming hebt u?
Elke betrokkene heeft het recht op inzage (art. 15 AVG) in de over zijn/haar persoon verwerkte gegevens, het recht op rectificatie van onjuiste gegevens (art. 16 AVG), het recht op wissing van persoonsgegevens (art. 17 AVG), het recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG), het recht op bezwaar (art. 21 AVG) alsmede het recht op gegevensoverdracht in een gangbaar machineleesbaar formaat (art. 20 AVG).
Een verleende toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens kunt u te allen tijde jegens ons intrekken. Ook de verwerking ten behoeve van direct marketing kunt u te allen tijde herroepen. Houd er rekening mee dat de herroeping pas voor de toekomst werkt. Verwerkingen die vóór de herroeping zijn uitgevoerd, worden hierdoor niet beïnvloed.
8. Bestaat er voor u een plicht tot het verstrekken van gegevens?
In het kader van onze zakelijke relatie hoeft u alleen die persoonsgegevens te verstrekken die nodig zijn voor het motiveren, uitvoeren en beëindigen van een zakelijke relatie of die wij wettelijk moeten vastleggen. Zonder deze gegevens zullen wij niet in staat zijn om de overeenkomst met u af te sluiten of deze uit te voeren.
9. In hoeverre is er een geautomatiseerde besluitvorming in individuele gevallen?
Voor het motiveren en uitvoeren van de zakelijke relatie gebruiken wij in principe geen volledig geautomatiseerde besluitvorming.
10. Waar kunt u bezwaar indienen?
U hebt de mogelijkheid om bij bezwaar contact op te nemen met de bovengenoemde functionaris voor gegevensbescherming of de voor ons verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, D-91522 Ansbach, Tel. 0981-531300.